企业合同管理制度动态化探究

随着我国社会主义市场经济建设的不断发展完善，市场经济条件下的企业要同时面对商业风险和法律风险,企业法务工作的成败直接关系到企业经营活动的成败。现代企业间的各种经营活动，主要是通过合同形式进行的，合同管理成为现代企业法务工作的重要内容之一，而企业法务实践经验已充分证明，目前多数企业对合同制度实行的只是一种静态管理，所有的合同管理工作无非是建章立制，分级审批，流于形式、形同虚设，不能有效地起到预防企业法律风险的作用，所以，企业实行动态合同管理制度，刻不容缓。企业合同管理工作由静态转化为动态应首先采取以下方法：
一、法务、业务相互轮岗，变对立为合作
合同管理一般采取企业法务部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式，法务部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有全过程监督、检查和指导的职责。在实际工作中，业务部门认为法务部门不懂业务常识，对合同的审核是纸上谈兵，教条主义的合同审核阻碍了各项业务的正常开展，而法务部门却抱怨业务人员法律意识淡薄，在业务活动中盲目遵从商业习惯，抵制法务部门对业务工作的正常监督，对潜在的法律风险不管不顾，产生法律纠纷后却又责怪法务部门失职。多数企业法务部门和业务部门之间的这种合同审核与反审核的严重对立，制约了企业合同管理工作的有效进行，使得合同管理制度成为一纸具文，给企业的经营管理工作埋下了诸多隐患。产生这一问题的原因是双方对对方的工作内容及作用缺乏真正了解，没有“业务未动、法律先行”的全局观念。为有效解决这一问题，企业法务人员和业务人员间应实行轮岗交流，一旦轮岗，企业法务人员会逐步了解业务流程及商业习惯，在此基础之上，自觉运用法律知识，帮助业务部门安全高效地实现商业目标，避免死扣法条、片面审核，阻碍业务工作的正常开展。同时，业务人员通过在法务岗位上的锻炼，了解到最基本的合同法律知识及相关商务法律知识，在今后的工作中，学会在依法办事的前提下尊重商业习惯。现代商业运作中，操作每一笔业务都包含商业和法律两方面的工作，法务工作人员和业务人员要化对立为合作，人自身的问题解决了，才有可能在正确法律意识的指导下建立安全有效的合同管理制度。
    二、实现内外法务岗位的高效互动
很多大中型企业为构建有效的法律保障，在企业内部设置了法务工作岗位后还外聘律师作为企业外部法务工作岗，而实践中普遍存在着企业法务内外岗位严重脱节的情况：企业决策者们只在遇到诉讼时才想到求助于律师，对于所有非诉讼法律事务只依靠内部法务人员处理，一味贪图方便而不顾内部法务人员是否具有处理企业所有非诉讼法律事务的实际能力。此外，企业往往从保护企业经营秘密的考虑出发，不愿让外聘律师过多知道企业情况，而一个对企业缺乏了解的律师很难在企业面临诉讼时针对企业的实际情况制定出正确的诉讼方案，同时，由于企业法务人员长期局限于内部合同审核工作，法律知识也会逐步老化，面对不断涌现的各种商事法律新问题难免感到力不从心，小问题处理不好往往会导致大纠纷的产生，所以，企业应每年安排一定时间让企业法务人员到律师事务所实践，更新法律知识，积累实际工作经验，此外，也要请外聘律师真正走进来，参与到企业经营管理的各项重大活动中去。企业经营决策层应定期与外聘律师会面，通告企业的有关经营情况，知无不言、言无不尽，对合同的重点管理对象——重大经营合作项目，从合同的项目论证、对方资信调查、合同谈判、合同文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都应由法务部门组织外聘律师会同业务、公关、财务等部门，反复论证、精心策划，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。
三、确保合同管理规章制度常变常新
企业在制定合同管理规章制度时要把它当作企业一项重要的内部立法工作来抓，应邀请有关专家会同企业经营决策者和企业各部门代表商讨研定，合同管理规章制度的规范性、科学性是其发挥权威性和有效性的前提。合同管理规章制度一经制定，除了严格遵照执行外，还应采取一切必要措施保证该项制度的常变常新。因为，市场经济中，商事主体、商事行为、商事关系等各种商事因素变幻莫测，国家的商事法规也会不断调整更新，企业在经营管理活动中也会不停地遇到新问题，这就要求企业法务部门在合同管理工作中既要依法办事又不能不顾实际、默守陈规，合同管理规章制度的滞后会严重影响企业对各种新问题的处理。法务部门配合业务部门解决了新问题后，不能将它当作普通个案就此结束，而要及时总结经验教训，将之通过法定程序上升为合同管理规章制度的一部分，不断丰富充实合同管理规章制度的内容，才能确保合同管理规章制度常变常新，有效服务企业的各项经营管理活动。
四、合同管理工作与业务管理工作既平行又交叉
实践中，很多企业法务部门在合同审核批准后就认为合同管理工作宣告结束，剩下的都是业务部门的事。实际上，合同管理工作的核心部分恰恰从合同签订后开始。动态合同管理工作应当是自始至终与业务工作既平行又交叉的全过程、全方位的综合管理工作，现实中签约容易履约难的情况十分普遍，在合同的履约期内任何情况都有可能发生，市场行情和缔约各方自身的情况无时无刻不在发生变化，法务人员和业务人员应紧密配合，关注业务运作中的每一个细节变化，业务人员应及时将各种非正常业务现象及时提交法务人员分析论证，法务人员应及时反馈分析结果，企业在业务活动中发现有重大法律风险发生的迹象时，宁愿承担一定的违约责任也要立即解除合同，主动控制降低风险，牺牲局部利益，保全整体利益，不要心存侥幸。
五、动态处理合同纠纷，坚持事后问责制
合同纠纷一旦产生，企业在根据合同中的违约责任条款决定处理方案时要充分考虑到合同纠纷相关的各种具体情况，确定纠纷解决目标。不能不顾实际情况，只知刻板地按合同约定的解决方式进行。在普通合同纠纷中，要树立诉讼经济的观念，积极降低诉讼成本，合同对方只要不是合同欺诈、恶意违约，能通过协商解决的纠纷就不要轻易诉诸法律，以免劳民伤财，影响双方的进一步合作，设置企业法务部门的初衷不是为了进行诉讼而是为了尽可能避免诉讼。而对于涉及企业重大商誉的大是大非问题，不能马马虎虎，轻易作出让步，要坚持通过诉讼寻求一个客观公正的法律结果，以澄清事实，消除影响。解决合同纠纷，是协商、调解，还是仲裁或诉讼，法务部门应辨证、动态地去把握。
合同纠纷处理完毕后，企业应对整个事件过程作出评估和总结，在根据成因分清责任后对负有责任的相关人员追究责任，企业对外承担法律责任，而负有责任的相关人员应最终对企业的损失承担责任，构成犯罪的，企业应将其移交司法机关追究刑事责任，不能不了了之。对于不合格的业务人员或法务人员要及时撤换，或对其进行离职培训。
实行企业动态合同管理制度的方法和途径还有待于从事企业法律实务的工作者、研究者们进一步研究和总结，对企业决策者来说，只有牢固树立动态管理合同工作的意识才能有相应的作为和措施，才能使企业合同管理制度对企业的各项生产经营活动真正发挥积极有效的作用。

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