企业合同管理中容易忽视的若干问题

问题之一：关于企业合同管理的范围

     在企业的经营中，除了本企业之外，还有企业所投资二级法人单位甚至三级法人单位，企业设立的分公司，办事处等非法人单位，实行承包经营的项目部等不同主体出现。上述主体在经营过程中也会发生大量的合同法律关系。在实践过程中，如果企业没有全面管理的意识，合同管理的范围往往会有所遗漏甚至会失去控制。

 问题之二：关于合同法律评审

     合同必须经过评审后才能正式签字盖章这是企业管理文件中都有的条款。合同评审的内容包括合同项目的可行性，合同项目的经济性，合同技术可行性、合同合法性等。但企业往往容易忽视合同合法性及其他相关法律问题的评审，笔者仍举例说明合同法律评审关注的重点及对企业的意义。

      甲企业为医药流通企业，为连锁经营所需与乙企业签订《商品房买卖合同》购买乙企业开发的商铺500平方米，价款300万元，并约定了交房日期。到期后乙企业未能如期交房遂产生纠纷。后甲企业多次向乙企业提出退房退款，但因乙企业经营困难一直未能解决。甲企业于是委托律师准备起诉。后经律师调查发现，该房屋系乙企业与丙研究院联建房屋。因未交纳土地出让金一直未取得合法的使用权从而导致其他建设手续无法办理。此外，为贷款融资需要乙企业已将在建工程设置了抵押。现联建各方因联建合同纠纷已诉至法院。乙企业因大量资金沉淀入楼盘中已无力退还房款。

笔者在处理上述事务时与甲企业负责人交流中得知，甲企业签定该协议时重点做了经济可行性分析，认为房价合理，地段适合做医药连锁经营，但签订合同时并未认真审核签约主体资格及该楼盘的预售手续，并未对该合同做合法性评审。终因合同无效，使该合同项下投资存在巨大的风险。

     笔者认为，签订重大及法律关系复杂的合同，从可行性论证到签订及阶段，应当有企业法律顾问的参加，并就合同合法性及影响合同效力，履行的相关法律问题提出法律意见，这样才能更好地规避合同的法律风险。]

 

问题之三：关于合同基础资料的收集管理

     合同的基础资料的收集分为三个阶段，第一阶段为合同正式签订前产生的相关资料；第二阶段为合同正式签订后履行过程中产生的相关资料；第三阶段是合同纠纷产生后的相关资料。合同基础资料，包括但不限于合同当事人的资信资料，法定代表人授权委托书，企业法人营业执照，从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招投标文件、合同修改或补充合同，会议纪要，来往函件的签收单据，合同评审记录，财务结算凭证，收发货凭证，质量异议书，对帐单、确认欠款函件、还款计划、抵顶货款协议、抵押、保证、质押担保文书、起诉书、答辩状、法院判决书、申请执行文件等。特殊行业则需要收集其他资料，如施工合同还会涉及设计文件、施工图纸、设计变更清单和通知书、工程交接记录、施工进度、施工记录、隐蔽工程检查记录等相关材料。合同基础资料能够综合反映合同当事人的资信状况，合同效力、合同双方权利义务、诉讼失效、法院管辖，它对合同如何签订及履行中风险防范意义重大。遇到合同诉讼纠纷，合同的基础资料便是诉讼的所需的基本证据资料。笔者仍举一案例就合同基础资料管理的作用进行分析。

     甲企业为酒类生产企业，为开拓兰州市场，成立甲企业兰州销售分公司，聘任乙作为该分公司经理，负责兰州地区市场销售。由乙负责招聘业务人员，对兰州地区酒店铺货，并寻找代理销售商。甲企业与乙所招聘业务人员未签订聘用合同。业务员在酒店铺货过程中与酒店未签订书面协议，每次送货均由酒店前台人员签收，个别收货凭证未加盖酒店公章。所有收货凭证原件均由业务人员控制。后经考察，甲企业决定让丙企业做为其代理商，代理产品销售，双方签订代理销售协议。甲遂向丙发货，因货先发至分公司，由乙从甲企业收货单据签字，未有丙企业收货记录。后甲企业在财务审计中发现，乙存在部分经济问题，且乙负责销售地区应收款数额较大，于是决定进行欠款清收。为了更好开展清理工作，甲企业委托笔者所在律师事务所进行全面调查。经过对甲方所提供资料调查整理本所律师发现如下问题：

1、甲企业经营和财务部门仅对兰州分公司结帐，不了解货款具体情况，也无任何兰州分公司销售的合同、收发货凭证等原始记录。

2、乙所负责兰州分公司没有合同基础资料的归档管理制度，大分部收货凭证原件均在业务人员手中，大量业务人员由于分公司效益不好已辞职。

3、经销商丙所欠货款较大，虽有代理销售协议，但无该企业收货记录。

4、因为没有及时催收并书面记录，大部分货款诉讼时效已过。

上述问题导致甲企业兰州地区应收帐款清收工作收效不大，大部分变成了呆死帐。

     笔者认为，以上案例说明，企业合同基础资料生成后的管理至关重要，但这恰恰又是有些企业容易忽视的问题之一。笔者建议，企业合同资料管理应力求完整。原件必须归档保存，日常使用复印件，合同基础资料的使用应建立严格的审批、催还、归档制度，严禁个人私自保管合同基础资料。业务人员的绩效考核、薪酬发放应与基础资料的归档管理直接挂钩。

 

问题之四：关于合同管理的风险预警机制的建立及法律救济

     合同管理风险预警机制的建立将有利于企业及早的采取措施防范风险，减少实际损失的形成。笔者在企业法律服务实践中发现大多数企业缺乏合同管理的风险预警机制。因此，当合同签订、履行中出现问题或发生纠纷、业务人员无法在第一时间判断，管理人员无法在第一时间获得风险提示。为了便于操作，结合笔者的法律实践，笔者将合同管理的预警机制因素构成总结为以下四个方面：证据预警、时效预警、质量预警、偿债预警。各种预警情况的出现都应该具备典型的表现。证据预警主要是在无合同，无收发货记录或合同收发记录有瑕疵影响合同效力、履行、货款清收等情况出现时合同管理人员及时向具体业务人员提出让其通过签订补充协议、债权确认文书等方式予以补救的措施。时效预警主要是指距最后一次付款接近两年、此后无书面催收记录也未达成书面还款协议时合同管理人员及时向具体业务人员提出通过公证催收等手段中止或弥补时效的措施。质量预警是指在合同管理人员应提醒义务人员在合同约定检验期限内，合同未约定检验期限的在合理期限内，有质量保证期的在质量保证期内，最晚在收到货物两年内对货物质量进行检验并就质量问题应及时提出问题并保留相关书面证据的措施。偿债预警是指负债方逾期偿还货款，负债方有改制、合并、分立、破产、隐匿财产行为，可能影响合同履行时业务人员应及时向企业相关部门汇报情况，企业通过实施不安抗辩权、代位权、诉前保全、起诉等权利谋求司法救济。

     如果企业合同管理的预警机制反应不灵敏，往往会给企业产生不应有的损失。如何让企业合同管理的预警机制反应灵敏，笔者认为，应该选择几项关键指标建立风险预警体系，并加强对业务人员，合同管理人员的培训以提高上述人员的风险预警意识。

 

问题之五：关于合同纠纷的处理机制

     企业在经营过程中，合同纠纷的产生在所难免。笔者在法律服务的实践中发现企业在合同纠纷处理中容易出现处理方式单一，不够专业，时机把握不当，不善于与中介合作等问题。笔者认为企业合同管理机构应当在取得有关资料的情况下，对合同争议或诉讼的机会进行监控，分析本方主动提起诉讼或仲裁的有利时机。对合同对方对本方提起的诉讼仲裁也应积极应诉，认真做好庭前的调查，收集证据工作，依法行使起诉，答辩、举证、诉讼保全、先予执行，反诉、上诉，申请强制执行，优先受偿，撤销权，代理权，以及申请支付令和公示催告的权利。需要外聘律师办理的，应当及时选聘，在专业人员的指导下开展工作。