企业常用合同的签约审查

一、企业怎样制定和执行授权代理制度

企业的法帝国内代表人或者覆辙人是企业对外的合法全权代表，其可以代表企业对外签订各种合同，并由企业承担相应的法律后果。《合同法》第50条规定：“法人或其他组织的法定代表人，负责人超越权限的以外，该代表行为有效。”  但是在企业的经营实践中，由于企业的法定代表人不可能直接参与每一份合同的签订，而常常是由业务员或其他人员代理企业负责人或者公司经理去签订合同。法人代表授权委托，是指法定代表人依法授予代理人一定的权利，代理人因此取得以法人的名义实施法律行为并使其后果直接对被代理人员发生效力的行为。实行法人代表授权代理制度，可以使合同签订人员取得合法资格，取得对方的信任，顺利签订合同，又能对公司的授权行为进行严格管理。
（一） 我国委托代理法律制度概述
1、 委托代理的法律特征
    根据我国法律归帝国内，委托代理是基于被代理人的委托授权而发生的代理。委托代理权限的获得是基于委托合同和授权行为。前者是双方民事法律行为，后者是单方民事法律行为。委托授权的形式包括头口形式和书面形式。其中书面形式称为授权代理书。授权代理书包括代理人的姓名、名称、代理事项、代理权限、代理期限，被代理人签名、盖章。在实践中，盖章的空白合同书和介绍信具有代理证书的效力。代理证书授权不明的，由被代理人和代理人承担连带责任。《民法通则》第63条第2款规定：“代理人在代理权限内，以被代理人的名义实施民事法律行为。被代理人对代理人的代理行为，承担民事责任。”由此可见，企业如果要对业务人员对外签订的合同承担法律责任，其授权代理行为应当具备了以下几个法律特征：
1）、代理行为必须是民事法律行为，事实行为和违法行为不得代理。
2）、代理人必须在代理权限内独立为意思表示。
3）、代理人必须以被代理人的名义进行活动。
4）、代理行为的法律效果直接归属于被代理人。
2、无权代理
无权代理是代理人不具有代理权所实施的代理行为。在现实中主要有未经授权所为的行为、超越代理权的行为和代理权终止后的行为这三种。企业的业务人员如果没有得到授权，或者超越代理权对外签订合同，如果企业不进行追认，该合同不对企业发生效力。无权代理本身不具有法律效力，其是否有效取决于被代理人的行为。
3、被代理人的追认权和拒绝权。追认权是指企业对于业务人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后擅自以企业名义实施的无权代理行为承认其效力，同意承受其法律后果的权利。所以，无权代理一经企业行驶追认权予以追认即转变为有权代理，该行为自始产生的法律后果皆由企业承受。拒绝权是指企业对于业务人员没有代理权、超越代理权或者代理权终止后擅自以企业名义实施的无权代理行为不予追认的权利。企业拒绝追认，意味着企业不同意承受无权代理的法律后果。
4、第三人的催告权和撤消权。催告权就是第三人告知被代理人在一定期限内就是否行使追认权予以明确答复的权利。撤消权则是指善意第三人在被代理人行使追认权之前，解除与无权代理人所为民事行为的权利。在无权代理被追认之前，善意第三人有撤消其与代理人所为民事行为的权利。而且第三人行使撤消权时，应当以通知的方式作出。第三人行使撤消权之后，被代理人就不得再追认了。但是，恶意的第三人依法丧失撤消权。
对于确定无效的无权代理所产生的后果，由无权代理人自负责任。因此使被代理人和第三人遭受损失的，无权代理人要承担民事赔偿责任。但是，如果第三人知道对方无权代理还与其实施民事行为给他人造成损失的，由无权代理人与第三人负连带责任。
5、违法代理
违法代理即代理人以被代理人的名义从事违法行为。违法代理主要使代理人滥用代理权。主要表现为自己代理、双方代理和恶意串通。前两者都是可撤消的民事行为，恶意串通指代理人和第三人恶意串通，损害被代理人利益的行为。代理行为无效，代理人和第三人负连带赔偿责任。代理人知道被委托的代理事项违法仍然进行代理活动的，或者被代理人知道代理人的代理行为违法而不表示反对的，由被代理人和代理人负连带责任。
6、表见代理
表见代理是被代理人的行为足以使善意第三人相信无权代理人有代理权，基于此信赖与无权代理人进行交易，由此造成的法律效果由被代理人承担的代理。
一般来说，构成表见代理首先存在使善意第三人相信无权代理人拥有代理权的理由。如：企业对外声明授予某人代理权，而实际上并没有授权的，知道他人以自己名义活动而不做否认表示的，将本企业的印章、业务介绍信、合同专用章、空白合同书交给他人的；授权不明的；代理权消灭后，未即使收回授权委托书；代理权消灭后没有通知第三人的。其次，第三人应为善意无过失。
企业业务人员的行为如果构成表见代理，则该法律行为对企业有效。企业应当承受该代理行为的法律后果。
（二） 授权代理制度的制定和执行
企业制定和执行授权代理制度应当注意以下几点：
1、授权代理的程序
企业的业务人员取得对外签订合同的授权必须经过一定的审批程序。企业可以根据自身经营管理的特点设置相关的审批程序。一般应当由业务部门提出，经过企业法律部门或者合同管理部门的审查，由法定代表人批准签署授权委托书。如果授权带代理事项出现变更，业应当明确变更首先。企业的合同管理部门应当每年对代理人的授权代理书进行核查，对不符合要求的代理人应当及时收回和撤消委托书。
代理人应妥善保管授权委托书，不得转借、出卖给他人；授权委托书遗失时，企业应及时登报声明作废；代理人离岗，应交回授权委托书。
2、对授权代理内容的规定
授权代理书种应对代理人和被代理人的自然状况有明确的说明。此外，企业对外签订的合同内容不同，其对外授权的范围、期限业应当不同。授权代理制度中应当针对不同的合同类型，确立不同的授权权限。如对采购部门只能授权其签订采购合同，人事部门只能授权其签订劳动合同，储运部门只能授权其签订储运合同。部门负责人和普通业务人员对外签约的权限业应当有所不同。授权代理书要填写得明确、具体、完整。
（1）明确代理人的义务
企业授权自己的业务人员对外签订协议，虽然该业务人员与企业之间时、是劳动者与用人单位的关系。但是在其接受了授权代理书之后，其作为代理人与作为被代理人的企业之间还存在代理法律关系。接受授权委托代理的员工其在代理关系中应当履行以下义务：
1）为被代理人的利益实施代理行为的义务。代理人的代理行为应当从被代理人的利益处罚，而不是从自己的利益处罚。如果员工为了自己的利益与他人恶意串通签订损害企业的协议，其代理行为就是无效的。
2）亲自代理的义务。企业之所以委托业务人员就签约事项进行代理，就是基于对该业务人员的知识、能力和信用的信赖。所以，除非非常特殊和紧急的情况，业务人员不能将该授权交由他人行使。
3）报告义务。代理人应当将处理代理事务的重要情况向被代理人报告。在签约过程中，如果出现重大变化影响企业将来的权利义务，业务人员必须及时向企业报告，而不应当擅自自主。
4）保密义务。代理在执行代理事务过程中所知晓的被代理人的商业秘密不得向外界透露。
3、介绍信的管理制度
    介绍信是企业在经营活动中证明身份、介绍接洽事由等的有效证明文件。最高人民法院《关于适用（中华人民共和国民事诉讼法）如感问题的意见》规定：借用业务介绍信、合同专用章、盖章的空白合同书或者银行账户的，出借单位和借用人为共同诉讼人。适用介绍信应严格遵守如下规定：
1、对使用介绍信者的身份和事由要认真审核，确保合法无误。介绍信要写明前往单位的名称、用信人的姓名、人数、事由、时间等，并由用信人在介绍信存根上签字。
2、介绍信要由编号和骑缝章，存根和发出的信的内容要一致。介绍信的存根要妥善保管，并按保密要求归档。
a）不开空白介绍信。如因特殊情况必须携带空白介绍信外出时，应首先经主管领导批准；由用信人在空白介绍信的存根上注明情况并签字；介绍信使用之后，应将实际使用情况在存根上注明。
b)用信人因情况变化没有使用介绍信时，应将开出的介绍信交回，退回的介绍信要贴在原存根处，一并归档保存。
（三）企业怎样制定和执行合同审查制度
1、合同审查制度概述
合同审查制度时企业在合同签订前由企业法律部门或者合同管理部门对合同内容、形式进行审查后才准予签订的制度。企业要实现订立合同的预期目的，合同管理人员应对企业 内部各部门起草的合同做认真的推敲，进行审查把关，审查合同的标的、内容、主体等方面是否符合国家法律、政策的规定，审查合同内容是属于国家允许、鼓励经营的范围，还是被限制或禁止的范围，审查合同条款是否齐全、完备、严谨，以保证所签订的合同合法有效、切实可行。企业实行合同审查制度，有利于保证合同的合法性，防止违法和无效合同，有利于保证合同的真实性，防止显失公平和重大误解，最终达到保护企业合法权益的目的。
2、合同审查制度的制定与执行
企业制定和执行合同审查制度应当包括以下内容：
（1）、审查当事人意思表示是否真实
合同自愿，是民事行为的重要原则，任何单位和个人都不得利用职权或其他方式干预、限制企业订立合同，企业在遵守法律的前提下有选择当事人、明确合同内容、采取合同方式的自主权利。签订合同自愿，才能体现合同的真实意思表示。意思表示真实，是指合同当事人在缔约过程中所作的邀约和承诺都是自己真实意志的表示。合同管理人员在审查合同时，应认真分析当事人的真实意图，看其意思是否有欺诈、胁迫或重大误解的情形，并注意纠正显失公平的合同条款，使合同内容真实反映当事人的意志。
（2）、审查合同主体是否合法
当事人在订立合同时必须具有相应的民事行为能力，这是法律对合同主体资格作出的一种规定。主体不合格，所订立的合同不能发生法律效力。审查合同主体合法性时，应当审查签订合同的当事人是否是依法成立的法人、其他组织，要审查法定代表人或主管负责人的资格证明，若是代理人签订合同的，要审查是否具备委托人的授权委托证明，并审查是否在授权范围、授权期限内签订合同，有担保人的 合同，应审查担保人是否有担保能力和担保资格。合同当事人是自然人的，应当审查其自身状况及是否具有法定的权利能力和行为能力。
（3）、审查合同项目的真实性
审查合同项目的真实性时，要结合对方当事人的设备、技术水平、经营范围、履约能力、商业信誉等情况，结合对方当事人的意思表示，加以调查、核实。履约能力是当事人享有权利、承担义务的基础，也是审查合同项目真实性的重要条件和依据。
（4）、审查合同项目的可行性
合同的可行性是非法律属性的审查内容，但对合同能否顺利履行，避免造成违约具有重要意义。所谓可行性，是企业根据自身、对方企业的条件和能力、分析、预见、判断合同能否履行。合同的可行性审查，就是要减少或避免盲目签约、草率签约，保证合同的全面顺利履行。
（5）、审查合同的合法性
审查合同的合法性，包括以下几个方面的内容：
1)、合同标的物符合法律规定。
2)、审查合同中有关标的的数量、价格、质量、结算方式、违约责任等责任条款，是否违反国家有关法律规定。
3)、合同内容不得损害国家、集体或第三人的利益。
4)、合同内容不得违反社会公共利益。
5)、合同内容不能规避法律，以合法形式掩盖非法目的。
（6）、审查合同条款是否完备
《合同法》规定，合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款，当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量，质量，价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法。虽然合同条款由当事人约定，但是如果合同缺少了一些重要的条款就不成为合同。确定主要条款有无遗漏，个条款内容是否具体、明确、切实可行，避免因合同条款或条款不全或条款过于简单、抽象、原则，给合同履行待来困难，防止以后发生合同纠纷。
（7）、审查合同的文字是否准确
合同管理人员在审查合同时，应对合同承办人起草的合同的每一条款、每一个词、每一个字乃至每一个标点符号都进行仔细推敲，反复斟酌，确定合同中是否存在前后意思矛盾、词义含糊不清的文字表达，及时纠正容易引起误解、产生歧义的语词，确保合同的措词用字准确无误，以便双方遵照执行，认真履行，避免纠纷的发生。
（8）审查合同签订的手续是否完备
1）审查合同双方当事人是否在合同上签字、盖章。一般说来，合同当事人对合同内容进行充分协商，达成一致意见，并由其法定代表人或者法定代表人授权的合同经办人签字，同时加盖单位公章或合同专用章，合同即发生法律效力。
2）如果合同中约定须经公证后合同方能生效，应审查合同是否经过公证机关公证。
3）如果法律、法规规定，合同须经有关部门批准方能生效，应审查合同是否经过有关部门批准。
4）如果合同设定担保，第三人为担保人的，应审查是否有担保人的签名和盖章，采用抵押方式担保的，如果法律规定或者合同约定必须办理抵押物登记手续的，应审查是否办理了登记手续。采用质押方式担保的，应按照合同中约定的质押物交付时间，审查当事人是否按时履行了质押物交付的法定手续。
3、企业在订立合同过程中的损害赔偿责任
损害赔偿责任，是指一方当事人在订立合同过程中因违背诚实信用原则或者不遵守商业秘密，造成对方损失时依法所负的赔偿责任。订立合同中的损害赔偿责任不属于合同的违约责任，而属于缔约过程中的民事责任。
（1）严重违反诚实信用原则的损害赔偿责任。
企业违反诚实信用原则所负损害赔偿责任的条件是：
1）须有企业违反诚实信用原则的行为或者事实，即该企业在订立合同有不实事求是、隐瞒实事真相、欺骗对方等行为。
2）上述行为造成危害后果，即造成对方当事人损失。
3）在主观上，损害方应有重大过错。该企业一般是故意实施欺骗等行为，但也有重大过失。
（2）严重不遵守商业秘密的损害赔偿责任
〈合同法〉第43条规定：当事人在订立合同过程中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或者不正当地使用。造成对方损失的，应当承担损害赔偿责任。
企业不遵守 商业秘密所负损害赔偿责任的条件是：1）企业在订立合同中知悉了对方当事人的商业秘密。知悉应当是企业明知，若该企业虽掌握了商业情报但不知或者应当不知其为商业秘密的，则不宜算知悉商业秘密。2）该企业有不遵守商业秘密的行为，即泄露或者不正当使用。3）上述行为造成危害后果，即造成对方当事人损失。4）在主观上，损害方有故意过错。当事人明知是商业秘密而实施非法行为，本身就是一种故意行为。
4、合同的生效与无效
1）合同生效的含义：合同生效，是指已经成立的合同开始发生以国家强制力保障的法律约束力，即合同发生法律效力。
2）合同生效的必备条件
合同的生效要件，是指使已经成立的合同发生完全的法律效力所应当具备的法律条件。合同生效所应当具备的法律条件有：合同当事人须有合同行为能力、合同当事人意思表示真实、合同不违反法律或社会公共利益、合同必须具备法律所要求的形式。
3）合同生效的时间
合同生效的时间，是指合同开始产生法律效力的时间。合同一般以其成立时间为生效时间，但有些合同根据法律规定或者当事人约定需要在特定的时间才生效。合同生效的时间，分别情形以下列时间为准：1）以成立时间为准，又可分为承诺生效的时间和当事人签字或者盖章的时间。2）以批准、登记时间为准，对法律、行政法规特别规定应当办理批准、登记等手续才能生效的合同，当事人办理这些手续则是合同生效的必备要件。3）以条件成就或期限到来的时间为准，又可分为以条件成就的时间为生效时间和以期限界至的时间为生效时间。
4）效力待定合同
效力待定的合同是指合同虽然已经成立，但因其不完全符合有关生效要件的规定，因此其效力能否发生，尚未确定，一般须经有权人表示承认才能生效。根据我国合同法的规定，企业在经营过程中经常遇到效力待定的合同主要有以下几种。1）因无权代理而订立的合同。2）单位负责人越权订立的合同。3）无权处分人订立的合同。
5）无效合同
无效合同，是指合同虽然已经成立，但因其在内容和形式上违反了法律、行政法规的强制性规定和社会公共利益，因此应确认为无效。合同无效的几种主要情况：1）一方以欺诈、胁迫的手段订立、损害国家利益的合同。2）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益的合同。3）以合法形式掩盖非法目的的合同。4）损害社会公共利益的合同。5）违反法律、行政法规的强制性规定的合同。对于无效合同的处理，无效合同自始没有法律约束力，根据〈合同法〉第58条规定，因该合同取得的财产，应当予以返还，不能返还或者没有必要返还的，应当折价补偿。有过错的一方应当赔偿对方因此受到的损失，双方都有过错的，应当各自承担相应的责任。